1. Zuständigkeit für die Datenverarbeitung und Ansprechpartner

hpu Unternehmensberatung
Rödingsmarkt 9
20459 Hamburg

tel: 040 – 69 63 251 – 0
fax: 040 – 69 63 251 – 50

mail: info@hpu.de
web: www.hpu.de

Vertreten durch den Geschäftsführer: Mathias Porsch

2. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir im Rahmen unseres Suchauftrags für personalsuchende Arbeitgeber zum Zweck der Personalsuche, Personalauswahl und Personalvermittlung erfasst haben. Diese personenbezogenen Daten können zum einen direkt aus dem Gespräch mit Ihnen stammen (durch direkte Kommunikation zwischen Ihnen und hpu und von Ihnen offengelegten Daten), von Ihnen zum Zweck der Personal- und Jobvermittlung online über Dienste sozialer Medien (z. B. Facebook, Google, Xing, LinkedIn usw.) bereitgestellt worden sein oder aus öffentlich zugänglichen Quellen im Internet herrühren. In Einzelfällen erhalten wir Ihre Kontaktdaten durch eine persönliche Weiterempfehlung.

Hinweis: Bei der Verarbeitung Ihrer Daten folgen wir den Datenschutzgrundsätzen, insbesondere den Grundsätzen der Zweckbindung, Integrität und Vertraulichkeit, und verarbeiten nur solche personenbezogenen Informationen, die für Ihre Qualifikation für eine bestimmte Führungs- oder ähnliche Managementposition von Bedeutung sein könnten.

3. Art der Daten

Die relevanten personenbezogenen Daten betreffen insbesondere Ihre Kontaktdaten (Vor- und Nachname, Telefonnummer, Mobilnummer, E-Mailadresse) sowie für die zu besetzende Position maßgebliche Informationen (aktuelle Branche, Unternehmensebene, Positionsfunktion, Abteilung, Arbeitgeber). Darüber hinaus können auch folgende Informationen verarbeitet werden:

  1. Geburtsdatum und Geburtsort, Anschrift,
  2. Lebenslauf und bibliografische Daten,
  3. Informationen über Ihren beruflichen Werdegang und zu Ihrer Vergütung,
  4. Informationen über Ihre Qualifikationen und Qualifikationspapiere, soweit wir diese Informationen von Ihnen erhalten haben,
  5. Daten über Ihre Eignung für freie Stellen bei Klienten, die wir im Rahmen unserer Bewertungen Ihres beruflichen Profils zusammenstellen,
  6. Informationen zu Ihrem privaten und beruflichen Leben, die öffentlich über Dienste sozialer Medien (z. B. Facebook, Google, LinkedIn, Xing usw.) oder anderweitig im Internet verfügbar sind, die für Ihre Qualifikation für eine bestimmte Führungs- oder ähnliche Managementposition von Bedeutung sein könnten, und
  7. uns gegenüber durch Sie zuvor offengelegte besondere personenbezogene Daten.

4. Zweck der Verarbeitung

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten regelmäßig und im Einklang mit der europäischen Datenschutz- Grundverordnung (DSGVO), dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und bereichsspezifischen Datenschutznormen, die auf unsere Unternehmertätigkeit als Personalberatung Anwendung finden können (u. a. Telemediengesetz, Handelsgesetzbuch u. a.).
Eine Verarbeitung durch unser Unternehmen erfolgt ausschließlich zum Zweck einer möglichen Stellenbesetzung im Rahmen von aktuellen und zukünftigen Suchaufträgen.

Im Rahmen des Suchauftrags unseres Klienten können Ihre Kandidaten-Informationen zu folgenden Zwecken verarbeitet werden:

  • Durchführung von Suchen nach potenziellen Kandidaten im Auftrag von Klienten, die eine Vakanz bei einer Fachkraftstelle, Führungs- oder ähnlichen Managementposition haben,
  • zum Betreiben der Datenbank, in denen Ihre Kandidaten-Informationen gespeichert sind,
  • um Sie über potentielle Fachkraft-, Führungs- oder ähnliche Managementpositionen zu informieren, die eventuell für Sie infrage kommen,
  • Bewertung Ihrer Eignung für freie oder frei werdende Stellen bei Klienten,
  • um Sie Klienten als Kandidaten und potenzielles zukünftiges Mitglied ihrer Geschäftsführung vorzustellen und
  • um mit Ihnen Kontakt aufzunehmen, z. B. um mit Ihnen einen Termin für ein persönliches Interview vereinbaren zu können.

Zusätzlich könnte es sein, dass Ihre Kandidaten-Informationen zu folgenden Zwecken verarbeitet werden:

  • Recherchieren von Informationen zu Ihrem privaten und beruflichen Leben, die öffentlich über Dienste sozialer Medien (z. B. Xing, LinkedIn, Facebook, Google usw.) oder im Internet verfügbar sind oder die sich aus den uns zuvor durch Sie offengelegten Daten ergeben, soweit diese Informationen für Ihre Qualifikation für eine bestimmte Führungs- oder ähnliche Managementposition von Bedeutung sein könnten,
  • Kontaktaufnahme mit Ihnen, nachdem Sie bei einem Klienten eingestellt wurden, als Ansprechpartner für Klienten für die Einstellung von anderen Kandidaten oder als Informationsquelle für potenzielle Kandidaten für Drittklienten,
  • um Ihre Bildungsnachweise, berufsbezogenen Abschlüsse und Zertifikate zu überprüfen,
  • Erbringung von Services zur Integration im Auftrag eines Klienten, bei dem Sie eingestellt wurden, indem wir Ihre Integration beim Klienten begleiten, mit allen Beteiligten sprechen und Sie dabei unterstützen, Ihr volles Potenzial in Ihrer neuen Funktion so bald wie möglich auszuschöpfen,
  • um sicherzustellen, dass Sie nach der Einstellung bei einem Klienten nicht durch uns im Auftrag eines unserer anderen Klienten abgeworben werden, soweit Sie nicht darum bitten, für andere freie Stellen berücksichtigt zu werden.

5. Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung der Daten

5.1. Rechtsgrundlage: Zur Wahrung berechtigter Interessen im Rahmen der Interessenabwägung

Ist die Verarbeitung zur Wahrung eines berechtigten Interesses unseres Unternehmens oder eines Dritten erforderlich und überwiegen die Interessen, Grundrechte und Grundfreiheiten des Betroffenen das erstgenannte Interesse nicht, so dient Art. 6 Abs. 1 S.1 lit. f) DSGVO als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung. Ein berechtigtes Interesse kann dabei insbesondere bestehen:

  • in der Durchführung unserer Geschäftstätigkeit und der des Klienten. Um unseren Geschäftszweck der Personalsuche, Personalauswahl und Personalvermittlung erfüllen zu können, bedarf es einer Kontaktaufnahme mit Kandidaten und einer Verwendung von Informationen zur Kontaktaufnahme mit Kandidaten. Ein entgegenstehendes Interesse des jeweils Betroffenen besteht insoweit nicht, weil wir hierzu nur öffentlich zugängliche Daten verwenden oder Daten, die vom Kandidaten selbst zur Aufnahme von beruflichen Kontakten bereitgestellt wurde, sodass eine Zweckbindung vorliegt.
  • zur Speicherung von Kontaktinformationen der Kandidaten, um unserer Informations-, Auskunfts- und Löschpflicht bezüglich der betreffenden personenbezogenen Daten gerecht zu werden.
  • in der Verfolgung unserer Geschäftsinteressen auf Verbesserung unserer Leistungen, um frühzeitig Kandidaten für geeignete Fachkraftstellen, Führungs- oder ähnliche Managementpositionen zu gewinnen.

5.2. Rechtsgrundlage: Aufgrund Ihrer Einwilligung

Soweit Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke erteilt haben, ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Basis Ihrer Einwilligung gegeben, Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DSGVO. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden. Mit Ihrer Einwilligung geben Sie uns Ihr Einverständnis, Sie betreffende personenbezogenen Daten wie in diesem Schreiben aufgeführt bis zu Ihrem Widerruf zu speichern und zu verarbeiten und nach Rücksprache mit Ihnen an für Sie interessante personalsuchende Arbeitgeber weiterzuleiten.

5.3. Rechtsgrundlage: Zur Erfüllung von vertraglichen Pflichten

Eine Verwendung von personenbezogenen Daten aufgrund einer gesetzlichen Erlaubnis erfolgt insbesondere im Zusammenhang mit der Erfüllung vertraglicher Pflichten gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DSGVO von hpu gegenüber den personalsuchenden Klienten im Rahmen des Suchauftrags.

5.4. Rechtsgrundlage: Aufgrund gesetzlicher Vorgaben

Zudem unterliegen wir als Unternehmen diversen rechtlichen Verpflichtungen, vgl. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DSGVO, das heißt gesetzlichen Anforderungen (z. B. Kreditwesengesetz, Geldwäschegesetz, Wertpapierhandelsgesetz, Steuergesetze) sowie aufsichtsrechtlichen Vorgaben (z. B. der Europäischen Zentralbank, der Europäischen Sparkassenaufsicht, der Deutschen Bundesbank und der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht). Insbesondere bei einer erfolgreichen Vermittlung kann es daher erforderlich sein, personenbezogene Daten entsprechend der gesetzlichen Fristen aufzubewahren, soweit diese Daten für die Abrechnung als Buchungsbeleg und zur Erfüllung der Aufbewahrungspflichten relevant sind.

6. Wer bekommt meine Daten?

Ihre personenbezogenen Daten stehen über unsere Datenbank ausschließlich unseren Mitarbeitern zum Zwecke der Erbringung des Suchauftrags zur Verfügung. Ein Zugriff durch unbefugte Dritte ist durch entsprechende technische und organisatorische Maßnahmen verwehrt. Wir haben mit unserem Software-Dienstleister einen Vertrag über das Verfahren zur Auftragsdatenverarbeitung abgeschlossen. Dadurch wird sichergestellt, dass sich unser Dienstleister beim der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten in allen Punkten an die strengen Vorgaben des deutschen Datenschutzrechts hält. Dadurch ist auch sichergestellt, dass Ihre Daten nur innerhalb der EU mit einem hohen Schutzniveau gespeichert werden. Eine Speicherung Ihrer Daten auf Servern außerhalb der EU findet nicht statt.

Ihre Daten werden nur nach Rücksprache mit Ihnen an unsere Klienten weitergegeben, wenn Sie an einer angebotenen Position interessiert sind. Eine Weitergabe der Daten an Dritte zu anderen Zwecken, z. B. zur Werbung oder zum Verkauf der Adressen, schließen wir ausdrücklich aus.

7. Folgen von Widerruf bzw. Nichterteilung einer Einwilligung bei Fehlen eines gesetzlichen Erlaubnistatbestands

Folgen hat eine nicht erteilte Einwilligung bzw. ein Widerruf Ihrer bereits erteilten Einwilligung grundsätzlich nur bei Fehlen eines anderweitigen Erlaubnistatbestands. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen.

Hinweis: Haben Sie Ihre Einwilligung widerrufen oder nicht erteilt, sind wir zur Löschung Ihrer Daten gem. Art 17 DSGVO verpflichtet. Für unsere Dokumentation und den Nachweis dieses Vorgangs bleiben ihr Vor- und Nachname, sowie Ihre E-Mail-Adresse bis zum Ablauf sonstiger gesetzlicher Fristen, in unserer Datenbank erhalten.

8. Datenspeicherungsdauer und Kriterien für die Festlegung dieser Dauer

Mit der Erteilung Ihrer Einwilligung in die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten geben Sie uns Ihr Einverständnis, Ihre Daten bis auf Widerruf verarbeiten zu dürfen. Soweit wir keine Rückmeldung von Ihnen erhalten, werden Ihre personenbezogenen Daten nach Ablauf des Suchauftrags für die zu besetzende Stelle in unserer Datenbank gelöscht. Wenn Sie der Verarbeitung widersprechen, Ihre Einwilligung widerrufen oder die Verarbeitung zur Erfüllung des mit der Speicherung verfolgten Zwecks nicht mehr erforderlich ist, löschen wir Ihre Daten gem. Art. 17 DSGVO unverzüglich, soweit die Verarbeitung nicht zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen und Erfüllung von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten erforderlich ist, vgl. Art. 17 Abs. 3 lit. e) DSGVO.

9. Datenübermittlung und Empfänger der Daten

Eine Datenübermittlung in Drittstaaten (Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums – EWR) oder an internationale Organisationen findet nicht statt. Unsere Klienten haben ihren Sitz größtenteils in Deutschland, jedoch nicht außerhalb des EWR. Zugriff auf Ihre Daten haben nur Personen, die fachlich mit dem Bewerbungsverfahren und der Personalauswahl betraut sind.

10. Datenschutzrechte

Sie haben im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben:

  • das Recht auf Auskunft über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten,
  • das Recht auf Berichtigung Ihrer unrichtigen oder unvollständigen Daten,
  • das Recht auf Löschung Ihrer personenbezogenen Daten,
  • das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten,
  • das Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten,
  • das Recht auf Datenübertragbarkeit, und
  • das Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde.

11. Sind Sie zur Bereitstellung der Daten verpflichtet?

Es gibt keine gesetzliche Verpflichtung zur Bereitstellung Ihrer Daten. Eine Erhebung, Verarbeitung und/oder Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten unsererseits findet nur statt, wenn Sie uns Ihre Einwilligung erteilt haben oder hierzu ein gesetzlicher Erlaubnistatbestand besteht (s. o. Ziff. 5. ff.).

12. Erfolgt eine automatisierte Entscheidungsfindung im Einzelfall?

Ein ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruhender Prozess wird nicht genutzt.