Immer mehr Unternehmen setzen auf Desk Sharing, also das Teilen von Arbeitsplätzen, um Büroflächen besser zu nutzen und den Anforderungen hybrider Arbeit gerecht zu werden. Während dieses Konzept oft mit großen Konzernen in Verbindung gebracht wird, stellt sich die Frage, ob es auch für kleine Unternehmen mit überschaubarer Mitarbeiterzahl und begrenzten Räumlichkeiten sinnvoll ist.

Für kleinere Betriebe, in denen der persönliche Austausch und eine enge Zusammenarbeit eine zentrale Rolle spielen, kann Desk Sharing durchaus Vorteile bieten. Gerade wenn nicht alle Mitarbeitenden täglich im Büro sind – sei es durch Homeoffice-Regelungen oder flexible Arbeitszeiten – bleiben oft Arbeitsplätze ungenutzt. Ein flexibles Modell kann helfen, Raum effizienter zu nutzen und die Kosten für Miete, Energie und Ausstattung zu senken. Zudem bietet Desk Sharing die Möglichkeit, Strukturen aufzulockern und den Austausch innerhalb des Teams zu fördern. Wenn die Mitarbeitenden regelmäßig an verschiedenen Plätzen arbeiten, entstehen neue Gespräche und Ideen – eine Dynamik, die in kleineren Unternehmen besonders wertvoll sein kann.

Allerdings bringt das Konzept auch Herausforderungen mit sich. Anders als in großen Firmen gibt es in kleineren Unternehmen oft keinen IT-Support oder ausgefeilte Buchungssysteme, um den Arbeitsplatzwechsel effizient zu organisieren. Das kann dazu führen, dass Mitarbeitende jeden Morgen aufs Neue nach einem geeigneten Platz suchen, was auf Dauer eher Frust als Flexibilität schafft. Auch das Fehlen eines festen Arbeitsplatzes kann für einige eine Belastung darstellen, insbesondere wenn persönliche Routinen eine Rolle für die Produktivität spielen. Wer täglich neu beginnt, kann sich schnell entwurzelt fühlen – besonders in kleinen Teams, in denen Vertrautheit und Kontinuität wichtig sind.

Damit Desk Sharing auch in kleineren Unternehmen funktioniert, sollte es nicht nur als Sparmaßnahme betrachtet werden. Entscheidend ist, dass Mitarbeitende das Konzept als Mehrwert empfinden und nicht als Einschränkung. Das kann gelingen, indem feste Strukturen geschaffen werden, etwa durch eine Mischung aus flexiblen und reservierbaren Plätzen oder durch klare Absprachen, welche Teams an welchen Tagen im Büro arbeiten. Auch kleine Anpassungen, wie persönliche Schließfächer für Unterlagen und Arbeitsmaterialien, können den Übergang erleichtern und dafür sorgen, dass sich Mitarbeitende trotz wechselnder Plätze zuhause fühlen.

Letztlich ist Desk Sharing kein Konzept, das pauschal für jedes Unternehmen funktioniert. In kleinen Betrieben mit einem hohen Maß an Zusammenarbeit und direkter Kommunikation kann es schnell zum Störfaktor werden, wenn es unstrukturiert umgesetzt wird. Erfolgreich ist es vor allem dann, wenn es sich an den Bedürfnissen des Teams orientiert und genügend Raum für individuelle Arbeitsweisen lässt. Flexibilität bedeutet schließlich nicht nur, auf einen festen Schreibtisch zu verzichten – sondern auch, ein Arbeitsmodell zu finden, das für alle funktioniert. Gerne unterstützen wir Sie bei der Einführung von Desk Sharing. Wir freuen uns über Ihre Kontaktaufnahme unter 040-69632510 oder per Mail unter info@hpu.