In vielen Fällen ist die Nutzung von IT im Personalbereich nur Mittel zum Zweck. Wenn die IT dann auch noch nicht wie versprochen funktioniert, ist der Frust umso größer und die Motivation, weiter in Richtung Digitalisierung zu treiben, eher gehemmt.

Zusätzlich ist ein IT-System, in dem alle Daten zu Entwicklung, Recruiting, Verträgen und Gehalt gespeichert sind, häufig eine Illusion. In der Realität gibt es mehrere Tools, die nur schwer miteinander synchronisiert werden können, da keine standardisierten Datenpflegeprozesse definiert sind. Auch die Datenqualität spielt eine große Rolle, getreu nach dem Motto „Shit in, shit out“. Damit ist gemeint, dass der Datenoutput nur so gut sein kann wie die eingegeben Daten selbst.

Um für die notwendige Digitalisierung in Zukunft vorbereitet zu sein, werden drei Maßnahmen empfohlen.

1. Transparenz zur Verbesserung der Datenqualität

Laut einer Studie von Deloitte von 2017 haben 92% der befragten Unternehmen keinen brauchbaren HR-Datenbestand. Je schlechter die Qualität der Daten, desto mehr Transparenz sollte geschaffen werden. Damit ist gemeint, dass anstatt Daten zu beschönigen, die nackte Wahrheit vor dem Management präsentiert werden muss. Nur dann ist der Handlungsbedarf sichtbar und nur dann können Korrekturen vorgenommen werden, die dann schlussendlich zu einer besseren Qualität führen.

2. Erst die Software, dann die Prozesse

Bei dem Kauf einer bereits etablierten Software kann das Unternehmen davon profitieren, dass Aktualisierungen und neue Funktionen sich an dem Bedarf der Kunden orientieren. Dies bedeutet, dass die darin enthaltenen Prozesse einerseits durch die Kunden und andererseits auch durch den Hersteller auf Qualität geprüft wurden. Zwar ist die Software nicht perfekt an die individuellen Prozesse im Unternehmen angepasst, jedoch sollten die HR-Prozesse an diese Software angepasst werden und nicht andersherum. Dadurch kann das Unternehmen auch von best practices anderer Unternehmen profitieren.

3. Die IT mit ins Boot holen

Interne IT-Kollegen sollten bei der Implementierung einer neuen IT-Software stets im Prozess eingebunden werden. Sie können prüfen, inwiefern die Software in die bereits bestehende Systemlandschaft integriert werden kann (z.B. Datensicherheit, Wartung der Software). So können auch verdeckte Kosten erkannt werden. Zudem müssen Implementierungsprojekte neben dem Tagesgeschäft realisiert werden. In der HR-Abteilung treten oft ungeplante Projekte auf, die viele Ressourcen okkupieren. Daher müssen diese Projekte von jemandem gesteuert werden, der nicht im Tagesgeschäft eingebunden ist.

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